1. 1. Jelaskan mengapa efektivitas dari IT harus dikaitkan dengan peran dari IT dalam dukungan dan pemungkinan pelaksanaan proses dan aktivitas bisnis secara efektif dan efisien ?

Ada tiga perspektif berbasis pada persyaratan-persyaratan bisnis, yaitu :

• Perspektif Produk-produk dan layanan bisnis, proses-proses, aktivitas – aktivitas Bisnis

Salah satu atribut atau ukuran efektivitas dari IT adalah ketersediaan atau availability dari sistem untuk digunakan user, dari semua yang diperlukan untuk mendukung proses dan aktivitas bisnis. Ketersediaan berhubungan dengan keberadaan sistem dalam produk, layanan, dukungan pada proses-proses, aktivitas-aktivitas bisnis secara keseluruhan.

• Perspektif User/pengguna system

Krieria efektivitas IT, dari perspektif para user yang telah dikembangkan oleh Boehm adalah sbb. :

– Kehandalan dari Aplikasi IT atau Reliability of IT Applications, tingkatan dimana aplikasi IT tersedia pada saat diperlukan, keluaran diterima sesuai jadwal, masalah-masalah cepat diselesaikan

– Kehandalan dari informasi atau Reliability of information, tingkat kebenaran dan integritas data yang disediakan aplikasi IT, dan tingkatan dimana keluaran dan data yang dimasukan/disimpan dalam aplikasi IT, terjaga tetap selaras kejadian – kejadian faktual.

– Aksesabilitas informasi atau Accessibility of information, kecepatan dan etepatan akses informasi yang diperlukan dari aplikasi IT. eamanan dari nformasi, atau Security of information, tingkatan perlindungan data/informasi dalam aplikasi IT dari akses yang tak berhak

– Kemudahan dalam penggunaan, atau Ease of use, kemudahan dalam

penggunaan, atau Ease of use, kemudahan dalam menggunakan aplikasi IT, dan kecukupan keluaran dengan beraneka bentuk seperti rancangan tata letak layar, format laporan dll.

• Perspektif IT Supply atau Penyedia IT

Efektivitas IT dari perspektif penyediaan IT berasal dari kepentingan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap efektivitas dan efisiensi operasional dan perawatan , penyediaan IT serta kebutuhan-kebutuhan keseluruhan arsitektural IT, bukan dari sisi penggunaan kapabilitas IT oleh orang-orang bisnis atau usernya.

1. 2. Jelaskan bagaimana teknik mengukur ketersediaan IT saat ini ?

Teknik untuk mengukur ketersediaan sistem, adalah dengan mengukur tingkat cakupan aplikasi IT dari aktivitas-aktivitas bisnis yang diorganisasikan secara fungsional.

Diukur untuk setiap fungsi bisnis :

Tingkat aktual otomasi /komputerisasi, dengan meriview keluaran-keluaran dari fungsi, kemudian mengestimasi jumlah pekerjaan pegawai yang telah diperlukan untuk menghasilkan keluaran tersebut, dan akhirnya estimasi bagian dari pekerjaan yang telah dikurangi dengan aplikasi IT. Atau dengan berbasis pada proses-bisnis yaitu jumlah proses-bisnis yang diotomasi dari semua proses-bisnis dari suatu fungsi.

• Tingkatan potensi dari otomasi, yaitu dengan mengestimasi jumlah maksimal kemungkinan pengurangan atau eliminasi tenaga kerja manusia oleh IT. Penghematan tenaga kerja karena aplikasi IT. Berapa jumlah potensi proses-bisnis yang dapat diotomasi.

• Otomasi aktual sebagai persentase dari total potensi otomasi. Dengan basis proses-bisnis, maka ukurannya adalah berapa persen proses-bisnis yang sudah diotomasi.

1. 3. Jelaskan dampak dari BPR, terhadap proses-proses bisnis saat ini, dan kebutuhan akan dukungan IT? Adakah keterkaitannya dengan ukuran ketersediaan IT ?

BPR akan berdampak pada tanggung jawab pada level operational menjadi lebih berat, karena Perubahan dalam organisasi kearah yang lebih datar dengan mengurangi lapisan atau layer-layer hirarki organisasi akan mengakibatkan penghapusan layer-layer manajemen. Dan juga akan berdampak seirus pada peran dan kebutuhan dari IT dalam dukungannya serta pemungkinan model-model kerja yang baru. Serta keterkaitannya dengan ukuran ketersediaan IT, yaitu dalam hal otomasi proses bisnis dari suatu fungsi bisnis.

1. 4. Proses manajemen dibedakan dalam tiga tingkatan : strategis, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasional. Menurut sdr pentingkah pembangian tersebut, sehubungan dengan dukungan dan pemungkinan IT ? Mengapa ?

pembagian proses-proses manajemen menjadi 3 tingkatan perusahaan/organisasi dapat mendefinisikan aktivitas bisnis yang tersusun dan terurut lintas waktu dan tempat serta memiliki masukan dan keluaran yang telah ditetapkan secara jelas, yang dalam memenuhi kebutuhan dukungan IT dan ukuran-ukuran kinerjanya, proses bisnis dibedakan dalam Proses-proses manajemen : monitoring kinerja, manajemen keuangan, manajemen SDM dan lainnya. Ada tiga tipe :

• Manajemen Stratejik, yaitu proses-proses untuk penetapan dan perubahan tujuan organisasi, kebutuhan sumberdaya untuk pencapaian tujuan itu, kebijakan-kebijakan yang memberikan arahan dalam pengadaan, penggunaan dan disposisi sumberdaya. Masalah manajemen strategis cenderung untuk tidak terstruktur dan melibatkan banyak variabel.

• Pengendalian Manajemen, proses-proses yang dilakukan para manajer untuk menjamin bahwa sumberdaya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian sasaran atau tujuan organisasi. Mencakup banyak poperasional perusahaan, untuk menginisiasi tindakan, penyesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

• Pengendalian Operasional, adalah proses-proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas/aktivitas spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Fokus pada level supervisi manajemen, dimana aktivitas spesifik dilaksanakan.

1. 5. Demikian halnya dengan proses-proses operasional ? Berikan contoh dukungan IT untuk masing-masing tipe proses operasional ?

• Proses-proses berorientasi pada produksi

Dilakukan untuk menghasilkan barang atau produk yang nyata. Contohnya adalah memperbaiki SOP yang ada untuk meningkatkan proses produksi, memperluas pemasaran pemasaran produk, menigkatkan kualitas jenis bahan baku yang digunakan.

• Proses-proses berorientasi pada inovasi dan pengembangan

Dilakukan seperti untuk merancang dan mengembangkan produk baru, yang relatif kurang terstruktur, sasaran-sasaran kurang terdefinisi atau kurang jelas. Contohnya: menciptakan prodauk baru yang competitor lain belum memproduksi, meningkatkan kualitas produk yang sudah ada. memberikan questioner berupa saran,kritik dan masukan mengenai produk/layanan kepada pelanggan.

• Proses-proses berorientasi pada penyelesaian-masalah

Suatu aktivitas dilaksanakan sesuai dengan arahan prinsip-prinsip yang berlaku sementara karyawan yang dilibatkan dimampukan untuk menyelesaikan isue-isue secara cepat. Contohnya adalah melakukan evaluasi mengenai kinerja perusahaan, melakukan pembahasan dengan berbagai divisi yang ada diperusahaan dalam hal pemecahan masalah yang terjadi. Dan mengeluarkan kebijakan yang berorientasi pada kemajuan perusahaan

1. 6. ada 9 tipe IT yang berpotensi untuk mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi. Tipe-tipe IT mana yang dapat digunakan untuk aplikasi e_commerce ?

menurut saya tipe-tipe tersebut antara lain adalah : Otomatisasi, Informasional,  Penelusuran,  Analitikal, Georatifikal. Karena type-type tersebut sangat membantu dalam membangun efektifitas dan efisiensi pada orgasisasi yang menjalankan proses bisnisnya melalui e-commerce. Dan juga penggunaan e-commerce dalam mendukung market perusahaan tidak perlu membutuhkan banyak proses bisnis yang mengakibatkan terjadinya kesalahan sistem yang sedang berjalan.

1. 7. Bagaimana teknik mengukur kepuasan user ¿ Jelaskan dengan contoh ¡

Pengukuran kepuasan user dilakukan melalui pemahaman kebutuhan dan persyaratannya akan IT yang efektif, dengan pemastian karakteristik fungsional dari IT, seperti dengan penentuan kebutuhan akan pelatihan user dan dukungan user. Kepuasan user terdiri dari dua aspek yaitu user hanya dapat dipuaskan jika IT dapat digunakan secara mudah dan dapat mengeluarkan hasil-hasil yang berguna. User hanya dapat dipuaskan manakala pengembalian atau hasil yang diperoleh dari waktu yang mereka habiskan dalam pembelajaran kapabilitas IT seimbang dengan manfaat yang diperoleh dari penggunaannya.

1. 8. Bagaimana mengukur efektivitas IT dari perspektif Pemasok/Suply IT ?

Ada tiga aspek dalam mengukur efektivitas IT, diantaranya :

Aspek-aspek Operasional

Kriteria efektivitas yang berorientasi operasional menekankan pada kemampuan dari penyediaan IT untuk melayani dan mendukung keseharian operasional Aplikasi ITnya tanpa masalah. Mereka merujuk pada kemudahan dalam operasional dari kapabilitas IT termasuk penanganan insiden, penyelesaian masalah, perbaikan kesalahan, dll, dan termasuk aspek manajemen Infrastruktur IT.

Aspek-aspek Perawatan

Kriteria – terkait dengan perawatan, adalah :

• • Maintainability, kemudahan untuk dirawat atau diperbaiki, yang banyak dipengaruhi oleh kompleksitas aplikasi, kualitas dokumentasi dsb. Perawatan korektif berhubungan dengan koreksi terhadap rancangan, pemrograman, atau kesalahan penentuan parameter, perawatan infrastruktur dengan kecepatan perbaikan/reparasi kegagalan perangkat dan penyelesaian masalah ketersediaan, karena kebutuhan reliabilitas operasional yang tinggi.
• • Flexibility, kemudahan-kemudahan untuk disempurnakan dan disesuaikan mengikuti perubahan dan perkembangan kebutuhan para user dan perkembangan kapabilitas-kapabilitas teknologi.
• • Testability, kemudahan dimana IT dapat diuji coba untuk menjamin bahwa aplikasi akan bekerja sesuai dengan fungsi yang diinginkan, dan ketersediaan data test.
• • Re-useability, adal sejauh mana komponen atau bagian-bagian dari kapabilitas IT dapat digunakan kembali dala kapabilitas atau aplikasi IT yang lain.

Aspek-aspek Arsitektural

Indikator-indikator efektivitas arsitektural, adalah :

• • Portability, kemudahan dimana suatu kapabilitas IT dapat ditransfer dari satu lingkungan komputasi ke lingkungan yang lain.
• • Connectivity atau interoperability, kemudahan dimana suatu kapailitas IT dihubungkan dengan kapabilitas IT yang lain, menghubungkan spreadsheet berbasis Work-station dengan Database Mainframe, misalnya.
• • Security, dari perspektif penyediaan IT, adalah sejauh mana pengamanan dan keamanan yang di butuhkan dapat dipenuhi secara efektif dan efisien.

1. 9. Jelaskan dua tuntutan atau isue dari aspek arsitektural, yang bertentangan, yang perlu adanya keseimbangan dan pertimbangan untuk menetapkannya  ?

• • Connectivity atau interoperability, kemudahan dimana suatu kapailitas IT

dihubungkan dengan kapabilitas IT yang lain, menghubungkan spreadsheet berbasis Work-station dengan Database Mainframe, misalnya. Kesalahan pada connectivity akan mengakibatkan proses bisnis akan terganggu dan operational penyampaian informasi bisnis menjadi lambat bahkan terhenti.

• • Security, dari perspektif penyediaan IT, adalah sejauh mana pengamanan dan keamanan yang di butuhkan dapat dipenuhi secara efektif dan efisien. kesalahan dalam menerapkan system keamanan bisa mengakibatkan kerugian pada perusahaan, misalnya tinggkat keamanan data yang bisa disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

10. Jelaskan apa yang dimaksud dengan skalability dari infrastruktur IT ?

Kombinasi kebutuhan fleksibilitas dan portabilitas dari infrastruktur IT yang menunjukkan adanya pertumbuhan dari penggunaan IT yang meliputi aplikasi-aplikasi IT, kebutuhan sumberdaya dan user yang dikembangkan dengan basis pada standar open-system yang berkembang, seperti diaplikasikan dalam lingkungan Internet.