1. 1. Jelaskan mengapa efektivitas dari IT harus dikaitkan dengan peran dari IT dalam dukungan dan pemungkinan pelaksanaan proses dan aktivitas bisnis secara efektif dan efisien ?

Ada tiga perspektif berbasis pada persyaratan-persyaratan bisnis, yaitu :

• Perspektif Produk-produk dan layanan bisnis, proses-proses, aktivitas – aktivitas Bisnis

Salah satu atribut atau ukuran efektivitas dari IT adalah ketersediaan atau availability dari sistem untuk digunakan user, dari semua yang diperlukan untuk mendukung proses dan aktivitas bisnis. Ketersediaan berhubungan dengan keberadaan sistem dalam produk, layanan, dukungan pada proses-proses, aktivitas-aktivitas bisnis secara keseluruhan.

• Perspektif User/pengguna system

Krieria efektivitas IT, dari perspektif para user yang telah dikembangkan oleh Boehm adalah sbb. :

– Kehandalan dari Aplikasi IT atau Reliability of IT Applications, tingkatan dimana aplikasi IT tersedia pada saat diperlukan, keluaran diterima sesuai jadwal, masalah-masalah cepat diselesaikan

– Kehandalan dari informasi atau Reliability of information, tingkat kebenaran dan integritas data yang disediakan aplikasi IT, dan tingkatan dimana keluaran dan data yang dimasukan/disimpan dalam aplikasi IT, terjaga tetap selaras kejadian – kejadian faktual.

– Aksesabilitas informasi atau Accessibility of information, kecepatan dan etepatan akses informasi yang diperlukan dari aplikasi IT. eamanan dari nformasi, atau Security of information, tingkatan perlindungan data/informasi dalam aplikasi IT dari akses yang tak berhak

– Kemudahan dalam penggunaan, atau Ease of use, kemudahan dalam

penggunaan, atau Ease of use, kemudahan dalam menggunakan aplikasi IT, dan kecukupan keluaran dengan beraneka bentuk seperti rancangan tata letak layar, format laporan dll.

• Perspektif IT Supply atau Penyedia IT

Efektivitas IT dari perspektif penyediaan IT berasal dari kepentingan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap efektivitas dan efisiensi operasional dan perawatan , penyediaan IT serta kebutuhan-kebutuhan keseluruhan arsitektural IT, bukan dari sisi penggunaan kapabilitas IT oleh orang-orang bisnis atau usernya.

1. 2. Jelaskan bagaimana teknik mengukur ketersediaan IT saat ini ?

Teknik untuk mengukur ketersediaan sistem, adalah dengan mengukur tingkat cakupan aplikasi IT dari aktivitas-aktivitas bisnis yang diorganisasikan secara fungsional.

Diukur untuk setiap fungsi bisnis :

Tingkat aktual otomasi /komputerisasi, dengan meriview keluaran-keluaran dari fungsi, kemudian mengestimasi jumlah pekerjaan pegawai yang telah diperlukan untuk menghasilkan keluaran tersebut, dan akhirnya estimasi bagian dari pekerjaan yang telah dikurangi dengan aplikasi IT. Atau dengan berbasis pada proses-bisnis yaitu jumlah proses-bisnis yang diotomasi dari semua proses-bisnis dari suatu fungsi.

• Tingkatan potensi dari otomasi, yaitu dengan mengestimasi jumlah maksimal kemungkinan pengurangan atau eliminasi tenaga kerja manusia oleh IT. Penghematan tenaga kerja karena aplikasi IT. Berapa jumlah potensi proses-bisnis yang dapat diotomasi.

• Otomasi aktual sebagai persentase dari total potensi otomasi. Dengan basis proses-bisnis, maka ukurannya adalah berapa persen proses-bisnis yang sudah diotomasi.

1. 3. Jelaskan dampak dari BPR, terhadap proses-proses bisnis saat ini, dan kebutuhan akan dukungan IT? Adakah keterkaitannya dengan ukuran ketersediaan IT ?

BPR akan berdampak pada tanggung jawab pada level operational menjadi lebih berat, karena Perubahan dalam organisasi kearah yang lebih datar dengan mengurangi lapisan atau layer-layer hirarki organisasi akan mengakibatkan penghapusan layer-layer manajemen. Dan juga akan berdampak seirus pada peran dan kebutuhan dari IT dalam dukungannya serta pemungkinan model-model kerja yang baru. Serta keterkaitannya dengan ukuran ketersediaan IT, yaitu dalam hal otomasi proses bisnis dari suatu fungsi bisnis.

1. 4. Proses manajemen dibedakan dalam tiga tingkatan : strategis, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasional. Menurut sdr pentingkah pembangian tersebut, sehubungan dengan dukungan dan pemungkinan IT ? Mengapa ?

pembagian proses-proses manajemen menjadi 3 tingkatan perusahaan/organisasi dapat mendefinisikan aktivitas bisnis yang tersusun dan terurut lintas waktu dan tempat serta memiliki masukan dan keluaran yang telah ditetapkan secara jelas, yang dalam memenuhi kebutuhan dukungan IT dan ukuran-ukuran kinerjanya, proses bisnis dibedakan dalam Proses-proses manajemen : monitoring kinerja, manajemen keuangan, manajemen SDM dan lainnya. Ada tiga tipe :

• Manajemen Stratejik, yaitu proses-proses untuk penetapan dan perubahan tujuan organisasi, kebutuhan sumberdaya untuk pencapaian tujuan itu, kebijakan-kebijakan yang memberikan arahan dalam pengadaan, penggunaan dan disposisi sumberdaya. Masalah manajemen strategis cenderung untuk tidak terstruktur dan melibatkan banyak variabel.

• Pengendalian Manajemen, proses-proses yang dilakukan para manajer untuk menjamin bahwa sumberdaya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian sasaran atau tujuan organisasi. Mencakup banyak poperasional perusahaan, untuk menginisiasi tindakan, penyesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

• Pengendalian Operasional, adalah proses-proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas/aktivitas spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Fokus pada level supervisi manajemen, dimana aktivitas spesifik dilaksanakan.

1. 5. Demikian halnya dengan proses-proses operasional ? Berikan contoh dukungan IT untuk masing-masing tipe proses operasional ?

• Proses-proses berorientasi pada produksi

Dilakukan untuk menghasilkan barang atau produk yang nyata. Contohnya adalah memperbaiki SOP yang ada untuk meningkatkan proses produksi, memperluas pemasaran pemasaran produk, menigkatkan kualitas jenis bahan baku yang digunakan.

• Proses-proses berorientasi pada inovasi dan pengembangan

Dilakukan seperti untuk merancang dan mengembangkan produk baru, yang relatif kurang terstruktur, sasaran-sasaran kurang terdefinisi atau kurang jelas. Contohnya: menciptakan prodauk baru yang competitor lain belum memproduksi, meningkatkan kualitas produk yang sudah ada. memberikan questioner berupa saran,kritik dan masukan mengenai produk/layanan kepada pelanggan.

• Proses-proses berorientasi pada penyelesaian-masalah

Suatu aktivitas dilaksanakan sesuai dengan arahan prinsip-prinsip yang berlaku sementara karyawan yang dilibatkan dimampukan untuk menyelesaikan isue-isue secara cepat. Contohnya adalah melakukan evaluasi mengenai kinerja perusahaan, melakukan pembahasan dengan berbagai divisi yang ada diperusahaan dalam hal pemecahan masalah yang terjadi. Dan mengeluarkan kebijakan yang berorientasi pada kemajuan perusahaan

1. 6. ada 9 tipe IT yang berpotensi untuk mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi. Tipe-tipe IT mana yang dapat digunakan untuk aplikasi e_commerce ?

menurut saya tipe-tipe tersebut antara lain adalah : Otomatisasi, Informasional,  Penelusuran,  Analitikal, Georatifikal. Karena type-type tersebut sangat membantu dalam membangun efektifitas dan efisiensi pada orgasisasi yang menjalankan proses bisnisnya melalui e-commerce. Dan juga penggunaan e-commerce dalam mendukung market perusahaan tidak perlu membutuhkan banyak proses bisnis yang mengakibatkan terjadinya kesalahan sistem yang sedang berjalan.

1. 7. Bagaimana teknik mengukur kepuasan user ¿ Jelaskan dengan contoh ¡

Pengukuran kepuasan user dilakukan melalui pemahaman kebutuhan dan persyaratannya akan IT yang efektif, dengan pemastian karakteristik fungsional dari IT, seperti dengan penentuan kebutuhan akan pelatihan user dan dukungan user. Kepuasan user terdiri dari dua aspek yaitu user hanya dapat dipuaskan jika IT dapat digunakan secara mudah dan dapat mengeluarkan hasil-hasil yang berguna. User hanya dapat dipuaskan manakala pengembalian atau hasil yang diperoleh dari waktu yang mereka habiskan dalam pembelajaran kapabilitas IT seimbang dengan manfaat yang diperoleh dari penggunaannya.

1. 8. Bagaimana mengukur efektivitas IT dari perspektif Pemasok/Suply IT ?

Ada tiga aspek dalam mengukur efektivitas IT, diantaranya :

Aspek-aspek Operasional

Kriteria efektivitas yang berorientasi operasional menekankan pada kemampuan dari penyediaan IT untuk melayani dan mendukung keseharian operasional Aplikasi ITnya tanpa masalah. Mereka merujuk pada kemudahan dalam operasional dari kapabilitas IT termasuk penanganan insiden, penyelesaian masalah, perbaikan kesalahan, dll, dan termasuk aspek manajemen Infrastruktur IT.

Aspek-aspek Perawatan

Kriteria – terkait dengan perawatan, adalah :

• • Maintainability, kemudahan untuk dirawat atau diperbaiki, yang banyak dipengaruhi oleh kompleksitas aplikasi, kualitas dokumentasi dsb. Perawatan korektif berhubungan dengan koreksi terhadap rancangan, pemrograman, atau kesalahan penentuan parameter, perawatan infrastruktur dengan kecepatan perbaikan/reparasi kegagalan perangkat dan penyelesaian masalah ketersediaan, karena kebutuhan reliabilitas operasional yang tinggi.
• • Flexibility, kemudahan-kemudahan untuk disempurnakan dan disesuaikan mengikuti perubahan dan perkembangan kebutuhan para user dan perkembangan kapabilitas-kapabilitas teknologi.
• • Testability, kemudahan dimana IT dapat diuji coba untuk menjamin bahwa aplikasi akan bekerja sesuai dengan fungsi yang diinginkan, dan ketersediaan data test.
• • Re-useability, adal sejauh mana komponen atau bagian-bagian dari kapabilitas IT dapat digunakan kembali dala kapabilitas atau aplikasi IT yang lain.

Aspek-aspek Arsitektural

Indikator-indikator efektivitas arsitektural, adalah :

• • Portability, kemudahan dimana suatu kapabilitas IT dapat ditransfer dari satu lingkungan komputasi ke lingkungan yang lain.
• • Connectivity atau interoperability, kemudahan dimana suatu kapailitas IT dihubungkan dengan kapabilitas IT yang lain, menghubungkan spreadsheet berbasis Work-station dengan Database Mainframe, misalnya.
• • Security, dari perspektif penyediaan IT, adalah sejauh mana pengamanan dan keamanan yang di butuhkan dapat dipenuhi secara efektif dan efisien.

1. 9. Jelaskan dua tuntutan atau isue dari aspek arsitektural, yang bertentangan, yang perlu adanya keseimbangan dan pertimbangan untuk menetapkannya  ?

• • Connectivity atau interoperability, kemudahan dimana suatu kapailitas IT

dihubungkan dengan kapabilitas IT yang lain, menghubungkan spreadsheet berbasis Work-station dengan Database Mainframe, misalnya. Kesalahan pada connectivity akan mengakibatkan proses bisnis akan terganggu dan operational penyampaian informasi bisnis menjadi lambat bahkan terhenti.

• • Security, dari perspektif penyediaan IT, adalah sejauh mana pengamanan dan keamanan yang di butuhkan dapat dipenuhi secara efektif dan efisien. kesalahan dalam menerapkan system keamanan bisa mengakibatkan kerugian pada perusahaan, misalnya tinggkat keamanan data yang bisa disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

10. Jelaskan apa yang dimaksud dengan skalability dari infrastruktur IT ?

Kombinasi kebutuhan fleksibilitas dan portabilitas dari infrastruktur IT yang menunjukkan adanya pertumbuhan dari penggunaan IT yang meliputi aplikasi-aplikasi IT, kebutuhan sumberdaya dan user yang dikembangkan dengan basis pada standar open-system yang berkembang, seperti diaplikasikan dalam lingkungan Internet.

1. 1. Jelaskan dimensi ukuran nilai bisnis dari IT ?

• Kinerja keuangan atau financial performance, yang diukur dengan indikatorindikator keuangan seperti kemampu-labaan, produktivitas, pendapatan dll.
• Kinerja bisnis atau business-performance, diukur dengan indikator-indikator non keuangan seperti keunggulan-bersaing, penjualan produk-produk baru, waktu pengembangan produk-baru, kepuasan pelanggan dll.
• Kinerja stratejik atau strategic-performance, diukur dengan indikatorindikator yang cocok dengan obyektif atau sasaran manajemen yang spesifik seperti Critical Success Factor Management.

1. 2. sebutkan dan jelaskan dengan contoh kategori biaya yang sering dihubungkan dengan pengukuran nilai bisnis IT ?

• kategori biaya berdasarkan aktivitas IT :

–          pengembangan kapabilitas atau aplikasi IT baru

–          perawatan aplikasi IT yang ada

–          operasional aplikasi IT ( produksi)

–          layanan End-user-computing

–          perencanaan dan administrasi IT dan aktivitas IT

• kategori biaya berdasarkan sumberdaya IT :

–          biaya hardware dan software

–          biaya personil

–          biaya layanan pihak luar

–          biaya komunikasi-data,

1. 3. Organisasi mempunyai pilihan, berhadapan dengan dinamika biaya IT, yang memberikan arahan apa yang akan dilakukan. Menurut Keen ada tigapilihan. Apa saja itu, mengapa demikian ?

Ada 3 pilihan menurut Ken:

• Memangkas biaya pengembangan sedemikian agar keseluruhan budget atau anggaran IT tetap sama.

Pemangkasan biaya ini dilakukan agar badget yang ada atau yang disediakan untuk IT tidak mencukupi anggaran yang telah ditentukan.

• Mempertahan biaya pengembangan pada level yang sama, yang akan menaikkan anggaran untuk IT sebesar 15 % per tahun.

Pada proses ini yang dapat  dilakukan adalah  meminimalkan pertumbuhan anggaran biaya IT . agar pengeluaran biaya IT tidak terlalu besar, tetapi juga tidak mngurangi kualitas dari fungsi IT tersebut.

• Menaikkan biaya pengembangan, pertahunnya, yang akan menaikkan secara berlipat sebagai konsekuensinya. Dari 10 % pertumbuhan biaya pengembangan akan mengakibatkan pertumbuhan anggaran 18 % pertahunnya.

Proses ini terjadi saat biaya anggaran IT yang melebihi quota yang telah ditentukan, sehingga biaya tersebut dapat digunakan pada tahapan-tahapan pengembangan IT yang lebih baru/canggih.

1. 4. Dari sekian banyak ukuran kinerja keuangan/finansial, menurut sdr ukuran kinerja yang mana yang paling mudah digunakan ? Jelaskan ?

Menurut saya ROI (Return on Investment) paling mudah digunakan , karena dengan menggunakan ROI akan tercipta korelasi yang mengarah positif antara tingkatan IT dan keberhasilan usaha. Yang ditunjukan dengan rasio-rasio keuangan seperti pendapatan dan atau investasi pemegang saham,sehingga ukuran biaya lebih terarah dan spesifik.

1. 5. Jelaskan ukuran-ukuran kinerja bisnis yang diusulkan/disarankan dalam BtripleE ?

ada 4 ukuran-ukuran dalam BtrileE

• perspektif pelanggan:

mengukur bagaimana pelanggan menilai  tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk dan jasa yang diberikan oleh pelanggan tersebut.

• perspektif internal:

mengukur seberapa baikkah sudah proses-proses bisnis yang dijalankan  berdampak pada kepuasan pelanggan dan para stake-holdernya, dengan : Siklus waktu, Kualitas, Ketrampilan karyawan.

o Produktivitas perspektif inovasi dan pembelajaran:

Mengukur seberapa kemajuan upaya perbaikan-perbaikan yang berlanjut dalam

perolehan nilai tambah melalui temuan-temuan dan perbaikan-perbaikan, mengingat

lingkungan bisnis yang dinamis, melalui peningkatan / improvement produk, layanan

dan proses-proses, kemampuan pengenalan produk-baru dengan kapabilitas

• yang lebih maju perspektif finansial :

Mengukur seberapa besarkah hasil yang telah diperoleh dari strategi bisnis, aktivitas dan proses-proses bisnis dalam ukuran-ukuran kemampu labaan, pertumbuhan, nilai saham, ROI, ROE dll.

1. 6. Jelaskan ukuran kinerja strategis dari IT, yang memicu keberhasilan bisnis secara strategis?

Ukuran kinerja strategis dari IT  adalah dengan mengukur konstribusi dari IT dalam merealisasikan sasaran-sasaran strategis. Untuk kepentingan ini biaya-biaya IT dihubungkan setiap sasaran atau goal, yang ditunjukkan oleh ditenentukannya CSF-CSF, membedakan antara biaya-biaya IT ’going conern’, biaya infrastruktur IT, biaya.

Dan menentukan area-area yang paling kritis dari bisnis yang paling

berkonstribusi untuk kesuksesan :

• Pertama-tama menentukan obyektif atau sasaran-sasaran organisasi, yang spesifik dan berbeda sesuai struktur dan jenis industri, strategi bersaing perusahaan, posisinya dalam industri dan lokasi geografis, serta faktor internal dan eksternal lainnya.

• Menentukan dan menyusun tingkatan (rangking) Critical Success Factors, dari keempat perspektif , prioritas produk atau layanan, prioritas proses-proses, prioritas fungsi bisnis dan lainnya.

• Menetapkan biaya-biaya IT tahunan untuk setiap CSF, untuk memudahkan analisis biaya IT dapat dipisahkan kedalam tiga kelas berkaitan dengan tujuan bisnis.

1. 7. Untuk dapat menilai apakah investasi IT sudah dapat menyumbangkan nilai yang optimal terhadap nilai bisnis IT adalah dengan mengetahui CSF-2 bisnis dan kelas-kelas dari biaya IT. Apakah CSF-2 bisnis tersebut ? dan apa kelas-kelas biaya ?  Bagaimana menggunakannya ?

• Biaya-biaya IT untuk memelihara status quo dari organisasi, biaya going-concern : biaya-biaya pemeliharaan IT, biaya operasional IT dan biaya-biaya pengembangan IT yang mandatori ( harus ).
• Biaya-biaya Infrastruktur dan penelitian IT, biasanya biaya IT ini diperlakukan sebagai investasi korporasi/korporat pada kompetensi-inti organisasi, pemicu investasi IT lainnya untuk menciptakan nilai secara langsung.
• Biaya pengembangan aplikasi baru IT, untuk membaiki efisiensi dan efektivitas dari organisasi, atau merubah bisnis, jejaring bisnis atau cakupan bisnis.

1. 8. IT assets balance sheet, merupakan keseluruhan asset yang sedang digunakan, per aktivitas bisnis. Bagaimana menggunakan metode ini ?

Cara menggunakan Metode ini ialah dengan cara menilai keseimbangan aset-aset dalam nilai satuan moneter untuk investasi dalam informasi, software, dan teknologi per CSF atau per proses/fungsi bisnis, unit organisasi atau yang lain.

1. 1. Ada pernyataan “Kerangka BtripleE dirancang untuk menentukan nilai/value dari IT organisasi yang konsisten yang melibatkan 2 atribut yaitu kerangka yang berbasis pada manajemen dan sekumpulan ukuran-ukuran nilai/value”, jelaskan apa yang sdr. Pahami dari pernyataan tersebut setelah mempelajari sesi ini ?

Kerangka BtripleE telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan para manajer tersebut, yang menyediakan satu cakupan untuk organisasi dalam pencarian nilai atau value dari IT dalam mengukur nilai IT,dan dalam mengukur IT value tidak  hanya berdasarkan dengan  aplikasi atau infrastruktur IT nya, tetapi juga harus dilihat lebih kearah pengaruh yg diberkan IT kepada manajemen dalam suatu organisasi/perusahaan.

1. 2. Jelaskan hubungan/link antara Nilai IT dengan Business Planning, dan dengan IT  Management atau manajemen IT ?s

Rencana bisnis diturunkan dari

obyektif-obyektif atau sasaran-sasaran dan tujuan bisnis melalui beberapa bentuk proses perencanaan bisnis, sementara perencanaan bisnis, menentukan bagaimana yang harus dilakukan, dilakukannya melalui konfigurasi produk-produk, layanan-layanan, saluran distribusi berbasis IT, proses-proses bisnis dan aktivitas-aktivitas bisnis, bersamaan dengan alokasi-alokasi sumberdaya yang semuanya didukung oleh kapabilitas dari IT.

-Penyelarasan dari sasaran-sasaran bisnis dengan produk-produk, layanan-layanan, proses-proses bisnis, aktivitas-aktivitas bisnis dan alokasi sumberdaya. Menjadi penyelarasan dengan manajemen bisnis.

-Proses perencanaan IT, yang hanya menyelaraskan strategi IT dan arsitektur IT secara dinamis dengan sasaran dan rencana bisnis, dan proses-proses bisnis, aktivitas-aktiitas bisnis dan alokasi sumberdaya. Penyelarasan ini berhubungan dengan manajemen IT.

1. 3. Nilai bisnis dari IT selalu dihubungkan dengan biaya-biaya IT (IT costs), dengan manfaat dari aplikasi IT. Ada berapa jenis/macam teknis menghubungkan biaya-biaya IT dengan aplikasi IT ? Jelaskan ?

Ada tiga jenis/macam teknis dalam menghuungkan biaya-biaya IT dengan aplikasi IT yaitu :

• Peningkatan kinerja keuangan/finansial, dengan penurunan biaya-biaya dan peningkatan pendapatan dan produktivitas akibat aplikasi-aplikasi IT tradisional.
• Peningkatan kinerja bisnis, seperti perluasan pangsa pasar, perpendekan waktu order dsb melalui aplikasi IT yang inovatif, menggunakan Internet dll.
• Kenaikan kinerja strategis dengan rekonfigurasi jejaring bisnis, cakupan bisnis, kreasi dan penyerahan produk dan layanan baru, penggantian produk dan layanan.

1. 4. Pengukuran efektivitas IT, selalu dihubungkan dengan faktor kualitas dari IT, faktor kualitas mana saja menurut sdr yang dominan dalam mendukung efektivitas IT ? Berikan alasan ?

Accuracy , Reliability, Comprehensibility, Responsibility, Integrity, Security. Maintainability, Operability.

Karena kontribusinya untuk meningkatkan atau perbaikan pada kinerja proses-proses bisnis, aktivitas-aktivitas bisnis dan pegawai. Karena ketersediaan dan penyerahan produk-produk, layanan-layanan berbasis IT dan eksekusi dari proses-proses, aktivitas-aktivitas bisnis, penyediaan IT ke user, dan individual aplikasi IT, semuanya tergantung pada ketersediaan arsitektur IT, infrastruktur IT, yang terencana baik, infrastruktur yang sesuai semua

persyaratan.

1. 5. Pengukuran efektivitas dan efisiensi penyediaan/supply IT, menggunakan beberapa teknik. Menurut sdr bagaimana teknik terbaik yang dapat digunakan untuk mengukur  ( based on BtripleE atau lainnya).

Menurut pandangan saya, semua teknik pengukuran efektivitas dan efesiensi penyediaan IT yang digunakan sangat baik, karena struktur faktor-faktor kinerja dapat  terkontrol dengan baik sehingga dapat dengan mudah diakses untuk memberikan suatu gambaran atau kinerja efektifitas dan efisiensi penyedia IT itu sendiri, sehingga semua menjadi terukur melalui aspek-aspek sumberdaya  manusia, teknologi, pemakai serta struktur biaya.

Ada dua elemen kinerja supply IT dari BtripleE, yaitu pertama efektivitas & efisiensi dan ketercapaian sasaran-sasaran dan standar yang direncanakan dan yang keduanya adalah keselarasan aktivitas-aktivitas supply atau penyediaan IT dengan sasaran-sasaran dan aktivitas-aktivitas bisnis, proses-proses bisnis serta para pegawai.

Efektivitas dan efisiensi dari penyediaan IT, adalah tuntutan pertama yang harus dipenuhi manajemen. Sasaran-sasaran efektivitas dan efisiensi penyediaan IT, bisa saling bertentangan atau kontradiktif satu dengan lainnya, tetapi juga saling mendukung, karena itu pengediaan IT yang tidak hanya efektif tetapi juga harus efisien. Dari Figur 3.8, jelas terlgambarkan dua pendekatan supply IT yaitu efisiensi oriented , yang berorientasikan pada isue-isue khusus dan optimasi kemampuan produksi, dan efektivitas oriented yang menekankan pada isue-isue ”information content”, layanan yang baik, penggunaan sistemsistem, dampak pada user dan kinerja organisasional.

1. 6. Jelaskan tugas/fungsi pokok dari Penyedia IT ?

Tugas/fungsi pokok dari penyedia IT antara lain :

o Manajemen penyedia layanan IT

Manajemen penyedia layanan IT dikordinir oleh fungsi-fungsi manajemen IT yang kecil di level korporasi.

o Manajemen Akun

yang memelola berbagai akun yang dimiliki oleh masing-masing user.

o Manajemen Pengembangan dan Perawatan

kelompok-kelompok ini yang berbagi ( sharing) tugas dan tanggung jawab, yang kadang ditempatkan di pusat atau sentralisasi, sebagai profit-center, atau service-center, dalam suatu hal bahkan dapat di outsource.

o Manajemen Infrastruktur IT

adalah satu kelompok yang lebih luas tanggung jaabnya, ditempatkan ditingkat atau level korporasi. Yang memngelola data pusat dan pengelolaan komunikasi data.

o Manajemen layanan User/klien

sering disebut sebagai computing support and help desk support yang dapat membantu dalam operational proses bisnis.

1. Petakan proses-proses atau fungsi-fungsi dari penyedia IT tersebut (lebih rinci) dari satu organisasi IT yang sdr. Ketahui misalnya ditempat sdr bekerja atau rujukan lain kedalam  kerangka Poter’s value Chain ?

Fungsi-fungsi dan proses dari layanan penyediaan IT, dapat dimodelkan dengan Poter’s Value-Chain, yang dipinjam dari proses-proses bisnis dan diterjemahkan dalam proses-proses IT.

Balance Score Card dapat digunakan atau diaplikasikan untuk mengukur kinerja bagi setiap proses penyediaan IT, yang masing-masing mempunyai lima kartu skor ( score card ) Proses IT dikategorikan dalam:

• Manajemen Organisasi IT
• Pengembangan dan Perawatan IT
• Manajemen Pusat Data
• Manajemen Akun
• Komputasi Pengguna Akhir ( End User Computing) dan Layanan Help-Desk.

1. Simpulkan kerangka BtripleE, sebagai salah satu metode pengukuran value dari IT ?

Kerangka BtripleE telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan para manajer tersebut, yang menyediakan satu cakupan untuk organisasi dalam pencarian nilai atau value dari IT mereka, yang dibedakan dalam tiga tingkatan yaitu :

• Tingkatan nilai yang menyatakan berapa besar kontribusi IT terhadap pencapaian sasaran-sasaran bisnis, strategi bisnis. (Business value dari IT), yang dapat diukur dengan menghubungkan biaya-biaya IT dengan perbaikan-perbaikan organisasional :

o Kinerja Finansial ( Financial Performance)

o Kinerja bisnis ( Business Performance, dengan Balance Score Crad

o Kinerja Strategis ( Stratgic Performance), dengan Critical Sucess

Factor (CSF).

• Efektivitas dukungan terhadap proses-proses bisnis, aktivitas-aktivitas bisnis dan pegawai/karyawan ( Effectiveness of IT), yang dapat diukur dengan mengassess seberapa tingkat pemenuhan kebutuhan/persyaratan yang berasal dari proses-proses bisnis, aktivitas bisnis dan pegawai, serta penyedia IT.

• Efektivitas dan efisiensi Penyediaan atau supply IT sehubungan dengan kebutuhan bisnis ( Efektivitas dan efisiensi penyedia IT), yang ditentukan dengan seberapa baik proses-proses , fungsi-fungsi :

o Manajemen penyedia layanan IT

o Manajemen Akun

o Manajemen Pengembangan dan Perawatan

o Manajemen Infrastruktur IT

o Manajemen layanan User/klien

1. 1. Dalam penerapan IT, perusahaan dapat memperoleh manfaat sesuai dengan dengan tahapan pertumbuhan ”stages of growth” dari Venkatraman. Pada umumnya perusahaan- di Indonesia, menurut sdr. Pada tahap/stage yang mana ? Berikan alasannya ?

Menurut saya, dengan prusahaan memperoleh manfaat sesuai dengan tahapan pertumbuhan lebih mengarah pada tahap/stage ke 3.

Alasannya karena banyak perusahaan di Indonesia melihat dampak persaingan yang semakin tinggi membuat perusahaan mulai menggunakan dan menyelaraskan proses bisnisnya dengan IT yang dibentuk menjadi suatu pengenmbangan implementasi sistem informasi. Sehingga proses bisnis yang berlangsung menjadi lebih cepat dan fleksibel dan setiap divisi bisa saling terintegrasi satu dengan lainnya.

Contohnya seperti pengembangan sistem SCM,ERP,CRM,dsb..

1. 2. Berikan contoh untuk peran IT pada stage-3 pada perusahaan Retail atau Perbankan ? Jelaskan benefit-benefitnya ?

Pada perusahaan retail beberapa peran IT sangat mendukung yaitu :
-TI memungkinkan lebih cepat dan produk-produk manufaktur yang fleksibel dan jasa dengan perencanaan produksi cerdas dan fleksibel dan sistem alur kerja manajemen.
-TI memungkinkan untuk pengembangan produk yang efektif dengan bantuan sistem pakar, dukungan layanan pelanggan yang lebih baik dengan database pelanggan dan akses yang fleksibel, dan karyawan menjadi multi-terampil, lebih produkti.

1. 3. Apa yang sdr pahami dari ” IT Infrastructure” menurut McKay dan Brockway ?

Mc Kay dan Brockway mendefinisikan infrastruktur IT sebagai gelaran teknologi kedalam tiga lapisan yang berbeda-beda, disatukan oleh prosedur-prosedur dan pengetahuan yang secara langsung mendukung proses-proses bisnis, dengan :

• Berbagai komponen IT : hardware dan jejaring

• Berbagi layanan IT yang dihasilkan dari pengkombinasian komponen-komponen IT, untuk menciptakan fungsi IT.

• Berbagi kapabilitas bisnis, yang dihasilkan dari pengkombinasian layanan-layanan IT untuk menghasilakn fungsi-bisnis yang lebih luas dan nilai yang secara langsung mendukung aktivitas-aktivitas bisnis.

1. 4. Jelaskan penerapan teori management, untuk memanage suatu Unit IT pada suatu organisasi ?

1.  Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

1. 5. Simpulkan kelemahan dari Traditional Business Planning ?

kelemahannya sadalah:
proses perencanaan strategi pengembangan usaha  tidak sebagai sekuensial, dan tidak sebagai logis dan straight forward, serta  tidak dapat diandalkan sebagai sebagai satu harapan kapan akan perencanaan efektif TI. Line manajer yang buruk hanya mempersiapkan kepemimpinan mereka dalam perencanaan strategis karena pada unit Bisnis / batas adalah salah ditentukan atau warisan dari masa lalu dan Tujuannya terlalu samar dirumuskan atau gunakan untuk umum. Manajer bawah hingga manajemen puncak  kurangnya informasi dan motivasi yang diperlukan untuk pelaksanaan strategi yang baik.

1. 6. Simpulkan pula kelemahan-kelemahan dari traditional IT Planning ?

Metodologi Kelemahan Perencanaan TI
– IT metode perencanaan memerlukan artikulasi ringkas tujuan dan strategi organisasiv
– Manajemen harus memilih strategi terbaik untuk TI dan memutuskan keseluruhan arsitektur TI
– Metode Perencanaan TI umumnya memerlukan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan, menganalisis, mensintesis, dan verifikasi informasi
– Perencanaan TI proses yang sulit untuk diterapkan, karena tidak mudah menerjemahkan ke dalam spesifikasi teknis.
– Hasil Beberapa metode untuk Perencanaan TI telah dirancang untuk lingkungan hanya terpusat.
– Penataan masa depan Arsitektur TI terutama didasarkan pada analisis proses bisnis yang ada dan sistem informasi jika pendekatan ini didasarkan pada dekomposisi fungsional kegiatan usaha.

1. 7. Jelaskan objectives dari IT Planning dan deliverablenya ?

IT Planning merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perencanaan organisasi an atas dasar sistematis yang menentukan kebutuhan perusahaan dalam hal luas sehingga IT bisa siapkan untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek perusahaan , jangka menengah (2-4 y) dan jangka panjang  kebutauhan IT . Dan mendefinisikan tujuan untuk IT systems, dan memberikan arahan untuk  infrastruktur IT.

Tujuan yang paling penting dari perencanaan IT untuk:
a. Kesejajaran dari IT dengan tujuan bisnis dan persyaratan
b. Pengambilan keputusan pada skala, ruang lingkup dan pace dari proyek IT
c. Keputusan investasi dan penganggaran
d. Alokasi resources kegiatan ti
e. Komunikasi antara ti manajemen dan top manajemen
f. Umum kualitas IT
Perencanaan TI Tradisional metode
Berbagi asumsi dasar bahwa Perencanaan TI bertujuan menerjemahkan strategi bisnis organisasi dan tujuan bisnis ke dalam struktur dan rencana untuk IT
Top down metode
>Langkah

-Mendokumentasikan: bisnis visi, misi, dan tujuan, strategi bisnis, struktur bisnis, bisnis proses dan fungsi
-Mendapatkan: strategi informasi; TI Arsitektur (IS, struktur data, perangkat keras dan sistem komunikasi)
> umum kiriman:
IT strategi,
Penentuan, strategi tujuan, kebijakan, fungsi dan aspek organisasi untuk pengembangan, akuisisi IS dan fasilitas teknis
TI Arsitektur,
Struktur TI, tingkat cetak biru tinggi untuk IS, data, perangkat keras dan komunikasi

1. 8. Sebutkan dan beri contoh 5 tujuan bisniss/perusahaan melakukan investasi untuk IT ?

-Mandatori IT

diperlukan untuk memenuhi persyaratanpersyaratan perundangan dan regulasi, persyaratan internal organisasi, efisiensi dan efektivitas, serta untuk memenuhi kebutuhan perolehan keunggulan bersaing.

-IT untuk memperbaiki efisensi dan efectivitas organisasi.

diarahkan pada pengurangan dan peniadaan biaya-biaya operasional dan biaya karyawan/pegawai, meningkatkan produktivitas dan pendapatan bisnis, dan monitoring aktivitas-aktivitas bisnis. Konstribusi IT dalam hal ini dapat diukur dengan mengukur biaya-biaya, kualitas, kecepatan internal proses bisnis. Analisis cost-benefit sudah menjadi evaluasi paling umum digunakan.

-Infrastruktur IT digunakan untuk merubah bisnis

Nilai bisnis dari IT ditentukan dengan perhitungan biaya dan manfaat, yang dimodifikasi dengan mempertimbangkan resiko-resiko dankegagalan teknis dan organisasional. Investasi IT, disini harus dievaluasi dengan keberhasilan bisnis jangka panjang, kesesuaian strategi, dan keunggulan bersaing.

-Infrastuktur IT,

Penilaian investasi-investasi infrastrukutr IT, dapat dilakukan dengan penentuan standar-standar kinerja untuk infrastruktur IT dengan memasukkan pangsa atau share biaya infrastruktur ketika melakukan investasi aplikasi IT.

– Penelitian atau research IT,

Manfaat atau benfit dari penelitian-penelitian ini diperoleh lintas batas tahun, bahkan mungkin tidak menghasilakn apa-apa. Kejelasan tujuan penelitian, kebutuhan-kebutuhan bisnis dan aplikasi-aplikasi dimasa depan sangat menentukan berapa harus dikeluarkan untuk individual penelitian ini.

1. 1. Pengeluaran biaya untuk IT, secara historis hanya dipandang sebagai ”biaya administratif” , kini tidak berlaku lagi tetapi harus dipandang sebagai ”investasi-bisnis”. Jelaskan maksud dari pernyataan tersebut menurut sdr ?

Dari pernyataan tersebut bisa dikatakan  bahwa strategi bisnis yang berbasis IT sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan pasar. strategi bisnis yang berbasis IT merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan biaya dan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memenuhi harapan dari para stakeholder.

1. 2. Apa yang dimaksud dengan  pengeluaran/expenditure dalam IT adalah ”hiden” atau terselubung bagi user-department ?  Mengapa ?

Hiden cost  of IT merupakan pengeluaran yang sulit dihitung atau diukur yang tidak termasuk dalam anggaran pusat IT dan tinggkat pertumbuhannya tidak diketahui.

Biasanya biaya ini tidak dimasukan kedalam biaya pusat, sehingga  pertumbuhannya tidak dapat diketahui dan dalam berbagai proses bisnis yang berhubungan dengan biaya IT sangat sulit dilakukan karena berbagai kebijakan yang diambil sering kali agak terlambat yang disebabkan oleh factor lokasi pusat dan cabang yang cukup jauh.

1. 3. Mengapa sulit untuk mengukur benefit dari IT ? Jelaskan ?

• Pengeluaran IT tidak secara langsung menciptakan benefit

Jadi, pengukurannya  membutuhkan waktu dan proses yang memakan waktu lama, sehingga hasil dari keuntungannya tidak dapat langsung digunakan pada saat itu juga. Dan biasanya akan berimbas pada penggunaan IT yang tidak lagi digunakan oleh manajeman perusahaan.

• Tingkat investasi yang sama dalam teknologi (IT), dapat membuahkan hasil yang sangat berbeda-beda

Dengan hasil yang berbeda-beda sangat menyulitkan dalam mengukur benefit IT, karena tidak adanya keserasian hasil yang akhir yang didapat.

• Banyak benefit-benefit value-added tidak ditunjukkan dalam sistem akuntansi.

Kurangnya pemahaman akan penghitungan suatu benefit terhadap divisi terntentu menyebabkan terganggunya operational karena hanya menguasai system terntentu saja.

• Kekurangmadainya ukuran-ukuran untuk menjelaskan value dari IT, contohnya adalah bagaimana mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dari pelayanan yang diberikan perusahaan, padahal nilai itu sangat penting bagi pengembangan produk.
• Kelangkaan kerangka kerja untuk mengukur value dari IT, pengukuran  yang sistematis dan terencana dibutuhkan untuk menjaga kinerja perusahaan dan perbaikannya.

1. 4. manager menggunakan “decision rules dan tools” dalam sebuah DASHBORD. Jelaskan elemen-elemen yang harus disediakan dalam dashboard tersebut agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh manager ?

Tindakan yang diperlukan untuk memantau kekuatan dan kelemahan,
Mengarahkan sumber daya dan organisasi,
Bertindak sebagai panduan bagi manajemen dan membentuk inti dari perencanaan dan kontrol
Memungkinkan manajemen untuk menilai kontribusi berbagai faktor yang Mempengaruhi kinerja keseluruhan organisasi.

1. 5. Jelaskan pendekatan yang komprehensif dalam pengukuran/measurement IT Value

?

• Memhamai dengan jelas apa yang akan diukur – kerangka manajemen dengan aktivitas-aktivitas yang direncanakan.

• Memilih sekumpulan ukuran-ukuran kunci (KPI) dari value-IT untuk assess aplikasi dan supply IT

• Menerapkan program pengukuran value-IT yang efektif dalam organisasi, sebagai management-tools

• Mengembangkan norma-norma untuk aplikasi dan supply IT, dengan

benchmarking.